De quanto em quanto tempo refazer a avaliação de risco
Você fez a avaliação de risco psicossocial. O relatório saiu, o seu TST responsável incorporou ao PGR e assinou, a pasta foi para o drive. Aí vem a pergunta que costuma chegar tarde: de quanto em quanto tempo refazer a avaliação de risco?
A resposta tem duas partes, e é a segunda que pega o RH desprevenido. Existe um prazo máximo para revisar. E existe um conjunto de situações que puxam a revisão para antes do prazo, à revelia da sua agenda.
De quanto em quanto tempo refazer a avaliação de risco?
A NR-1 trata a avaliação de riscos como processo contínuo. Há um ciclo máximo para revisar, e situações previstas que obrigam a rever antes dele1.
Data de validade é item de calendário: você espera vencer e refaz. Processo contínuo tem dois relógios: um fixo, que você programa, e outro que dispara sozinho quando algo acontece na empresa. O primeiro é fácil de administrar; o segundo é onde a PME perde o controle, porque ninguém combinou quem fica de olho nele.
Um parêntese sobre a busca mais comum: muita gente procura por “prazo de revisão do PGR”. O que a norma fixa é o ciclo de revisão da avaliação de riscos. O PGR acompanha, porque a avaliação é o que alimenta o inventário de riscos5, e o inventário é um dos documentos que o PGR precisa conter4.
O que dispara uma reavaliação antes do prazo?
A norma nomeia seis situações1. Lidas de corrido, parecem burocracia. Traduzidas para o dia a dia de uma empresa de 50 a 500 pessoas, viram uma lista de coisas que já acontecem aí dentro e que ninguém liga à avaliação de risco.
| Situação prevista na norma | Como ela aparece na sua empresa | Quem costuma saber primeiro |
|---|---|---|
| Depois de implementadas as medidas de prevenção, para avaliar o risco residual | Você executou o plano de ação. Falta medir o que sobrou | RH ou o dono do plano de ação |
| Inovações e modificações em tecnologias, ambientes, processos, condições, procedimentos e organização do trabalho que impliquem riscos novos ou alterados | Reestruturação de área, mudança de escala, sistema novo, fusão de times | A liderança da área, antes do RH |
| Inadequação, insuficiência ou ineficácia identificada nas medidas de prevenção | A medida foi implantada e o problema continua igual | Quem convive com o processo |
| Ocorrência de acidentes ou doenças relacionadas ao trabalho | Afastamento, CAT aberta, retorno com restrição | DP e a medicina do trabalho |
| Mudança nos requisitos legais aplicáveis | A norma muda e você descobre por comunicado de terceiro | Contabilidade, jurídico ou entidade do setor |
| Solicitação justificada dos trabalhadores ou da CIPA, quando houver | A demanda sobe da operação e não passa pela sua agenda | A CIPA ou a representação dos trabalhadores |
O gatilho que não depende de você
O último item inverte a direção do fluxo. A solicitação justificada dos trabalhadores ou da CIPA, quando houver, também aciona a revisão1. O calendário, então, não é inteiramente seu: uma parte dele está com quem trabalha na operação.
Isso tem uma consequência prática boa para o RH. Quando a demanda vem da CIPA com justificativa, você não precisa construir o caso interno do zero para conseguir a verba: ela chega com fundamento próprio. O que você precisa é de um processo que aguente ser acionado fora de hora sem virar um projeto inteiro outra vez.
Como transformar isso em rotina de gestão?
Duas listas organizam a maior parte disso. Uma de datas, outra de sinais.
A de datas é a parte fácil:
- Registre a data de conclusão da avaliação. O seu TST responsável parte dela para programar a próxima revisão, e você vai precisar mostrá-la.
- Marque a revisão com dois meses de antecedência. Não porque a coleta demore, mas porque antes dela vêm o alinhamento com a liderança, a comunicação à equipe e a agenda de quem assina.
- Ponha um ponto de checagem no meio do caminho, só para olhar o plano de ação.
A de sinais exige mais trabalho. É a tabela acima com um nome ao lado de cada linha:
- Quem avisa o RH quando uma área é reestruturada?
- Quem avisa quando entra um afastamento por adoecimento relacionado ao trabalho?
- Quem lê os comunicados de mudança normativa?
Sem esses nomes, o gatilho existe na norma e não existe na empresa.
Um último hábito, que economiza dinheiro no ciclo seguinte: cada revisão precisa deixar rastro. O que mudou, por quê, quando. A gente detalhou o que compõe esse rastro no checklist de prontidão para a NR-1 psicossocial, e é ele que faz o segundo ciclo custar menos que o primeiro.
O prazo que continua depois que você troca de fornecedor
O histórico das atualizações do inventário de riscos tem prazo mínimo de guarda previsto na norma2. É um prazo longo, mais longo que qualquer contrato de software que você vá assinar. E a obrigação de manter esse histórico é da empresa, não do fornecedor que operou a avaliação naquele ciclo2.
Se você trocar de consultoria, de plataforma ou de TST, essa obrigação continua sendo sua.
O fornecedor sai. O prazo fica.
Isso acrescenta uma pergunta à avaliação de qualquer ferramenta: como eu tiro o meu histórico daqui, no formato que serve para o próximo ciclo?
Na normar1 a resposta é o export. Enquanto a conta está ativa, o histórico agregado fica guardado e exportável a qualquer momento. Na saída existe uma janela para exportar e, encerrada a janela, o dado é eliminado. Por esse caminho o registro da avaliação psicossocial de cada ciclo volta para quem tem a obrigação de guardar o histórico.
O que nenhuma ferramenta faz é assumir essa obrigação no lugar da sua empresa. A guarda pelo prazo da norma continua sendo dela, sempre, e é por isso que a pergunta sobre o export vem antes da assinatura do contrato, não na saída.
E o risco psicossocial, segue o mesmo relógio?
Segue.
Os fatores de risco psicossocial relacionados ao trabalho integram o gerenciamento de riscos ocupacionais3, então a periodicidade da avaliação psicossocial é a mesma dos demais riscos: mesmo ciclo, mesmos gatilhos, mesmo inventário.
Só que os gatilhos psicossociais são mais silenciosos. Uma reestruturação que dobrou a carga de uma área e tirou a autonomia de um time inteiro não faz barulho nem vem com etiqueta do fabricante: ela aparece depois, no afastamento. Por isso a lista de sinais pesa mais aqui do que em qualquer outro risco.
Entram nessa lista:
- mudança de liderança;
- fusão de áreas;
- corte de quadro sem redistribuir a carga;
- virada de metas no meio do ano.
Tudo isso é modificação na organização do trabalho, e entra na segunda linha da tabela quando implica risco novo ou alterado. Se o quadro completo da mudança ainda não está claro, ele está no guia do que é a NR-1 e o que mudou para riscos psicossociais.
Por onde começar, dependendo de onde você está
Se o primeiro ciclo ainda não fechou, prazo de revisão é problema de amanhã. O de hoje é o enquadramento. Confirme em quem precisa cumprir a NR-1 e fazer o PGR se a sua empresa está obrigada ao PGR, e só então escolha como vai medir.
Se o primeiro ciclo já fechou, o trabalho agora é manter o rastro vivo até a próxima revisão.
Onde a normar1 entra
O acompanhamento do plano de ação atravessa o intervalo até a próxima revisão: vem nos 12 meses de plataforma que o destravamento inclui e, depois deles, segue por renovação anual, cobrada por colaborador por mês.
Você começa no plano gratuito: montagem, coleta e armazenamento, sem cartão e sem demo. A primeira cobrança aparece quando você destrava o relatório, com o preço por colaborador simulado antes de qualquer decisão. O insumo sai pronto para o seu TST responsável incorporar ao PGR e assinar.
Este conteúdo é informativo e não substitui aconselhamento jurídico nem a orientação de um profissional habilitado. O ciclo de revisão e os prazos de guarda aplicáveis devem ser confirmados para a sua empresa.
1 A avaliação de riscos deve constituir um processo contínuo e ser revista a
cada dois anos ou quando da ocorrência das seguintes situações: a) após
implementação das medidas de prevenção, para avaliação de riscos residuais; b)
após inovações e modificações nas tecnologias, ambientes, processos,
condições, procedimentos e organização do trabalho que impliquem em novos
riscos ou modifiquem os riscos existentes; c) quando identificadas
inadequações, insuficiência ou ineficácia das medidas de prevenção; d) na
ocorrência de acidentes ou doenças relacionadas ao trabalho; e) quando houver
mudança nos requisitos legais aplicáveis; e f) após a solicitação justificada
dos trabalhadores ou da CIPA, quando houver.
2 O histórico das atualizações deve ser mantido por um período mínimo de 20
(vinte) anos ou pelo período estabelecido em normatização específica.
3 O gerenciamento de riscos ocupacionais deve abranger os riscos que decorrem
dos agentes físicos, químicos, biológicos, riscos de acidentes e riscos
relacionados aos fatores ergonômicos, incluindo os fatores de risco
psicossociais relacionados ao trabalho.
4 O PGR deve conter, no mínimo, os seguintes documentos: a) inventário de
riscos; e b) plano de ação.
5 Os dados da identificação dos perigos e das avaliações dos riscos ocupacionais
devem ser consolidados em um inventário de riscos ocupacionais.
